۶ مرحله مهم در فرایند تولید محتوا کدامند؟
حتما برای تولید هرگونه محتوایی، صرف نظر از اندازه و وسعت آن، ابتدا باید برنامه‌ای قوی که تفکر بسیار زیادی برای تهیه آن صرف شده است، ایجاد کرد و همچنین ۶ مرحله فرایند تولید محتوا را در نظر داشت.
اگر برنامه‌ای که بتوان به آن متکی بود ندارید, ایجاد پروژه‌های محتوا شما به تاخیر می‌افتد. همچنین, در صورتی که برنامه‌ی چاپ و انتشار شما موقت و محتوای آن متناقض باشد، سبب بروز ضعیف در اجرا خواهید شد. و این بدان معناست که این محتوا به شما برای دستیابی به اهداف تجاری کمکی نخواهد کرد و یا به نیاز مخاطبان شما پاسخی نخواهد داد. بنابراین هر منبعی که برای ایجاد محتوای خود استفاده کرده‌اید بیهوده هدر می‌روند.
شاید اینطور به نظر برسد که چون شما یک تیم کوچک (یا یک نفر) هستید به هیچ وجه نیاز به یک فرآیند ندارید. اما در مشکلی که در اینجا وجود دارد این است که بدون فرآیند، این احتمال وجود دارد که محتوای شما مطابق هدف شما پیش نرود. پیشنهاد می‌کنیم برای تولید محتوا و داشتن یک تقویم محتوایی منظم با ما در تماس باشید تا از مشاوره رایگان در این زمینه بهره‌مند شوید؛ سایار رایانه با داشتن تیم تخصصی تولید محتوا در کرج آماده همراهی کسب و کار شما در این زمینه است.
آغاز فرایند تولید محتوا
با آغاز فرایند تولید محتوای منحصر بفرد و یونیک مطمئنا هر فرد در تیم شما می‌داند که:
- اهدافی که در راستای آن کار میکنند، چیست.
- وظایفی که باید آنها را تکمیل کنند، کدامند.
- زمان اختصاص داده شده به آنها چقدر است.
- تاریخ های مربوط به زمان تحویل را می‌دانند.
- پیش بردن پروژه و فرایند به سایر اعضای تیم نیز بستگی دارد.
پیشنهاد ویژه: خدمات سئو و بهینه سازی وب سایت
برای ساده‌تر کردن و بهتر پیش بردن روند فرآیند, نیاز به ایجاد برنامه‌ای مستحکم دارید. و باید به گونه‌ای باشد که در مقابل چالش‌هایی که تیم و تجارت شما طی می‌کند و از سر می‌گذراند, مقاومت کند. تیم محتوای خود را برای پیدا کردن راهی به منظور عملی کردن هرچه بهتر فرآیند خود دورهم جمع کنید.
راه‌هایی مانند استفاده از یک تخته سفید, یک دیوار خالی یا جایی برای جمع آوری اطلاعات و چسباندن آنها به دیوار را در نظر بگیرد. این عمل سبب می‌شود که صفحه گسترده‌ای از اطلاعات جمع آوری شده را در یک نگاه از نظر بگذرانید و بهتر قادر به برنامه ریزی و تصمیم گیری باشید. شایان ذکر است که شما با تعریف هر یک از این ۶ مرحله فرایند تولید محتوا، محتوای خود را ایجاد خواهید کرد:
- هدف
- وظایف
- قوانین
- سفارش
- زمان بندی و موعد مقرر
- فهرست محتوا
در ادامه به جزئیات هر یک از فاکتور های ذکر شده و اقدامات لازمه می‌پردازیم.
۱) هدف محتوا
اولین نکته که از ۶ مرحله فرایند تولید محتوا باید بدانید این است که اگر محتوای شما مطابق با اهداف شغلی و نیازهای مخاطبانتان نباشد, هیچ فرآیند و برنامه ریزی نمی‌تواند در حرکت دادن تجارت شما به سمت مسیری که از پیش تعیین کرده‌اید و موفقیتی که پیش رو دارید، کمک‌تان کند. هنگامی که هر بخش از محتوای شما دارای هدفی مشخص باشد، آنگاه شما می‌توانید عملکرد آن بخش را اندازه‌گیری کرده و اقدام به بهینه سازی تلاش های خود در آینده کنید.
دانستن اینکه آیا محتوای شما قصد دارد رتبه های جستجوی شما, آگاهی از برند، فرآیند جذب مشتری و یا هرچیزی که برای تجارت شما مهم است را افزایش دهد یا نه، به شما برای ایجاد محتوایی متفاوت و ارزشمند کمک می‌کند.
چگونه این کار را انجام دهیم؟
بهترین زمان برای تعیین اهداف هر بخش از محتوا، زمانی است که برای موضوعات موردنظر در حال برنامه ریزی هستید. همچنین در طور مرحله شروع کار پروژه‌های وب سایت می‌توانید اهداف را تعیین کنید. برنامه ریزی برای موضوعاتی که قصد تولید محتوا آنها را دارید، به طور عمده یکی از رایج ترین و کارآمد ترین اقداماتی است که به شما کمک می‌کند تقویم محتوا خود را برای یک چهارم و یا حتی یک سالی که پیش رو دارید، آماده کنید.
برای مثال, پس از ذکر ۱۳ مبحث پست وبلاگ برای سه ماه اول سال آینده، می‌توانید از فضای کنار ستون موضوعات در جهت ایجاد هدف برای هر یک از مباحث استفاده کنید. هنگامی که لیستی از ۱۳ هدف خود می‌سازید، ممکن است برخی از این اهداف بیش از یک بار ظاهر شوند، لیست خود را مرور کنید و ببنید که آیا این اهداف با کسب و کار و تجارتی که در تلاش هستید در نهایت به آن دست پیدا کنید، هماهنگ هستند و یا خیر.
اگر هدف شما این است که مشتریان بالقوه خود را ۱۵% افزایش دهید ولی اکثر اهدافی که به مباحث خود اختصاص داده‌اید در جهت معرفی برند هستند باید با درنظر گرفتن این هدف که قصد افزایش مشتریان خود را دارید، مجدد به برنامه ریزی موضوعات خود برگردید.
به همین خاطر است که برنامه ریزی حداقل یک چهارم از سال آینده بسیار ارزشمند و مهم است چرا که این فرصت را به شما می‌دهد که تاثیر محتوای خود را بر روی یک تصویر بزرگ بررسی کنید و به شما زمان می‌دهد تا به مرور بر اساس آن، استراتژی بازاریابی محتوای خود را مجددا تنظیم نمایید.
۲) وظایف فرایند تولید محتوا
ندانستن وظایف مربوط به فرایند تولید محتوا دومین مورد از ۶ مرحله فرایند تولید محتوا است که می‌تواند پروژه‌ی شما را به تاخیر بیاندازد و محتوایی که از پیش آماده شده است، به موقع و یا حتی هرگز منتشر نشود.
اگر زمانی را به نوشتن، ویرایش، طراحی و تجدید نظر اختصاص می‌دهید ممکن است به طور ناگهانی نیاز به وقت اضافه برای انجام دیگر کارها نیز داشته باشید، که این به سادگی امکان پذیر نمی‌باشد و در نهایت منجر به ناامیدی و تاخیر زیادی می‌شود.
چگونه این کار را انجام دهیم؟
لیستی از کارهایی که باید انجام شود تا هر بخش از محتوا تهیه، تصویب و در نهایت انتشار شود، آماده کنید. این کار به نظر ساده و واضح میرسد اما فراموش کردن مراحل خاص و ویژه در حین کار آسان تر است. منظور از تهیه لیست این است که پیش بروید و از مواردی که در طول انجام فرآیند تولید رخ می‌دهد لیستی تهیه کنید. یک رویکرد خوب به این صورت است که تا حد امکان دقیق پیش بروید و مطالب خود را در اینجا محدود و تکمیل نکنید.
به عنوان مثال: به جای اینکه فقط ویرایش کلی را جایگزین کار اصلی کنید، باید لیستی از هر نسخه ی تجدید نظر شده ای مانند ویرایش نسخه، نسخه ی اصلی و نسخه ی گرافیکی تهیه کنید. و همچنین مراحلی مانند بررسی کلی، تأیید مجدد، ترجمه یا بررسی حقوقی را فراموش نکنید.
اینکار باعث می‌شود که اگر کارهای کوچکتر را فراموش کرده‌اید، در تنگنا قرار نگیرید. ممکن است که لیست تهیه شده طولانی شود و شما فکر کنید که اوضاع به جای بهتر شدن، درواقع بدتر شده است اما مراحلی که در ادامه گفته می‌شود به شما در اصلاح لیست و عملکرد آن کمک می‌کند. بار دیگر با دیگر افراد تیم لیست را چک کنید و مطمئن شوید که وظیفه‌ای جا نمانده باشد. وقتی این کار تمام شد شما برای مرحله ی بعد آماده هستید.
۳) وظایف در فرایند تولید محتوا
وظایف را تک به تک به شخصی که موظف به انجام آن است، بسپارید. اگر اینکار را نکنید مهلت و زمان شما در خطر می‌افتد و این امر حتی می‌تواند زمینه ساز به وجود آمدن سرزنش و روابط تیمی ناسالم و یا حتی عواقبت طولانی مدت باشد. به سراغ لیستی که پیشتر تهیه کردید، بروید و در کنار هریک از وظایف نام یکی از اعضای تیم را بنویسید.
مطمئن شوید که هریک از اعضای تیم آن کار را انجام می‌دهند و از مسئولیت خود راضی هستند. اگر متوجه شدید که برای انجام یک کار واحد بیش از یک مسئول وجود دارد، بیشتر آن را بررسی کنید و ببینید که آیا زیر شاخه ای وجود دارد که بتوانید آن را انجام دهید یا نه.
اینگونه، از اینکه در تقسیم وظایف خاص گیج نشده‌اید اطمینان حاصل خواهید کرد و احتمال سردرگم شدن را کاهش می‌دهد. تنها در صورتی این مرحله انجام نمی‌شود که شما در انجام آن تنها باشید. حتی در این صورت نیز شما نباید از هر یک از این مراحل صرف نظر کنید.
۴) ترتیب کار فرایند تولید محتوا
اگر ترتیب کارها در فرایند تولید محتوا دچار مشکل باشد، افرادی را خواهید دید که کاری برای انجام دادن، ندارند و درواقع وظایف آنها بر روی دوش دیگر اعضای تیم خواهد ماند. و درعوض آنها باید حداکثر وقت خود را بکار گیرند و همچنین تمام وقت کار کنند تا شاید روند تولید کوتاه شود.
به لیستی که در خصوص انجام وظایف تهیه کرده بودید، بازگردید و موقعیت هر کار و اقدام را بررسی کنید. برای تک تک آنها اطمینان حاصل کنید که هیچ کاری که قبل و بعد از آن نیازمند مجموعه ای از اقدامات است، باقی نمانده و تماما انجام شده است. به عنوان یک مثال ساده، می‌توانیم بگوییم که دو نفر از افراد شما تمام مسائل گرافیکی مربوط به محتوایتان را انجام می‌دهند، اما یکی از آنها مسئولیت مربوط به منابع عکاسی وگرافیک و دیگری ویرایش آنها بر اساس دستور العمل برند شما را بر عهده دارد.
ویرایش تصاویر هرگز نباید قبل از تهیه‌ی تصاویر انجام شود. در غیر این صورت، یکی از آنها وقت خود را تلف می‌کند و منتظر می‌ماند تا دیگری کارش را انجام دهد. یکی دیگر از مسائلی که باعث صرفه جویی در وقت می‌شود این است که مراحل تولید محتوای خود را از دیدگاهی بالاتر ببینید و به دنبال کارهایی باشید که بتوان آنها را همزمان انجام داد. به عنوان مثال، هنگامی که نسخه‌ی محتوای شما در ویرایش دوم قرار دارد، فرد مسئول تهیه ی تصاویر احتمالا می‌تواند کار خود را آغاز کند.
۵) زمان بندی و موعد مقرر
این اخرین مرحله از ۶ مرحله فرایند تولید محتوا است که برای یک فرآیند بسیار موثر می‌باشد. و مربوط به تمامی مراحلی می‌شود که در بالا به آنها اشاره کردیم. به نتیجه رساندن مراحل بالا به بهترین نحو به شما کمک می‌کند که در این مرحله که در خصوص زمان بندی و تحویل و انتشار کار است نیز سربلند باشید.
در این مرحله دو بخش وجود دارد که آنها را “زمان تکمیل کردن” و “روزهای قبل” نامیده‌ام. اکنون فرد مسئولی برای هر یک از وظایف از پیش تعیین شده را در لیست خود دارید که موظف است آن مسئولیت را به سرانجام برساند. با یک از این افراد کار کنید تا زمانبندی که در نظر گرفته‌اید و همچنین زمان اضافه‌ای که آن فرد برای تکمیل وظیفه خود نیاز دارد را به درستی و دقیق ترین روش ممکن، بررسی کرده باشید. اگر اولین بار است که برنامه ای برای فرایند تولید خود ترسیم می‌کنید، از جمع بندی این زمانها در ابتدای برنامه ریزی اطمینان حاصل کنید.
به عنوان مثال: اگر شما و مسئول انجام یکی از وظایف معتقدید که ۴۵ دقیقه برای انجام آن وظیفه کافی است, شما باید حدود یک ساعت را در نظر بگیرید. همچنین این بهترین زمان برای بررسی وظایف تلفیقی و زمان لازم برای انجام آنها می‌باشد. مطمئنا، شما فقط زمانی می‌خواهید به این جمع بندی برسید که چندین کار از ماهیت مشابه برخوردارند و فقط یک نفر مسئول انجام آنها می‌باشد.
همچنین این به شما یک دید واضح تر از کل فرآیند و همه افراد درگیر می‌دهد. بخش دوم این مرحله، نقشه برداری از کلیه ی وظایف قبل از تاریخ انتشار آن است. به عنوان مثال: تصور کنید که شما می‌خواهید هر سه شنبه مطالب خود را منتشرکنید و همچنین می‌خواهید آن را در CMS جمعه ی هفته ی قبل خود داشته باشید. برگشت به عقب ممکن است چیزی شبیه به این باشد:
- پست وبلاگ هر سه شنبه گذاشته می‌شود.
- برنامه ی ارسال پست وبلاگ برای انتشار در CMS : 4 روز قبل، جمعه.
- نوشتن و برنامه ریزی کردن پیام های اجتماعی: ۵ روز قبل، پنجشنبه.
- قرار دادن گرافیک های مناسب برای پست: ۷ روز قبل، سه شنبه.
- دیزاین گرافیک سربرگ، بدنه و صفحات اجتماعی: ۸ روز قبل، دوشنبه.
- نسخه ی دوم و نسخه ی نهایی: ۱۱ روز قبل، جمعه.
- نسخه ی اولیه: ۱۳ روز قبل، چهارشنبه.
- پیش نویس اول: ۱۵ روز قبل، دوشنبه.
و به همین ترتیب…
حتما بخوانید: خدمات تولید محتوا
با همه ی افراد تیم همکاری کنید تا این کار به بهترین شکل ممکن انجام و تنظیم شود. با انجام این کار، آنها تصویری شفاف از آنچه که در هفته برای تولید محتوا باید انجام دهند، دریافت میکنند. و بهترین چیز در این مورد چیست؟
هرچه بیشتر این روند را طی کنید، در کارتان بهتر می‌شوید. و همچنین به مرور ممکن است متوجه شوید که می‌توانید کارهای بیشتری را با یکدیگر تلفیق کنید. شما می‌توانید وظایفی را که به یکدیگر نزدیک‌ترند را با یکدیگر هماهنگ کنید تا کارها سریعتر انجام شود. همچنان می‌توانید تصمیم بگیرید که زمان بیشتری را به بررسی و بالا بردند کیفیت کار در جهت بیشتر کردن ارزشتان در نظر مخاطبانتان، اختصاص دهید.
۶) موجودی محتوا
از دیگر مواردی که در ۶ مرحله فرایند تولید محتوا بسیار اهمیت دارد، موجودی محتواست. مسئولیت های مربوط به محتوای موجود باید تعریف شود تا شما هرگز بخشی از محتوا را جا نگذارید. درست مانند مسئولیت‌های مربوط به وظایف، هر یک از اعضای تیم باید در مورد نقش خود در خصوص موجودی محتوا اطمینان داشته باشند. بیشتر کارهایی که شما تعریف کرده‌اید با یک بخش اضافه در خصوص تغییر در موجودی محتوا و یا هر چیز دیگری همراه خواهند بود.
به عنوان مثال: شخصی که مسئول نوشتن پیش نویس اول است، نوشته‌ای را آماده می‌کند که شامل پیش نویس باشد. شخصی که آن را بررسی می‌کند در همان فایل تغییراتی ایجاد می‌کند. فردی که تصاویر را تهیه می‌کند، آن ها را با شخصی که مسئول ویرایش آن‌هاست، به اشتراک می‌گذارد.
سپس آن شخص باید تصاویر و گرافیک جدیدی را که خلق کرده‌اند، ذخیره کند. شخصی که آنها را در CMS بارگذاری می کند باید به آنها دسترسی پیدا کند. بنابراین وظیفه شما این است که برای هر بخش، مسئولیت های مربوط به موجودی محتوا را تقسیم بندی و واگذار کنید. ( البته این مربوط به زمانیست که فقط یک نفر با کار در ارتباط باشد).
این روند شما را در مسیر ایجاد محتوای باکیفیت و بدون تأخیر، فشارهای اساسی، سوء تفاهم ها و سرخوردگی ها قرار می دهد. بهترین زمان برای شروع زمانیست که ابتدا به جدیدترین مطالب خود نگاهی بیاندازید و اقدامات خود را که منجر به پدید آمدن آن شده است را بررسی کنید. و همچنین به این موارد توجه داشته باشید:
- توجه به تاخیراتی که در کارتان اتفاق افتاده است.
- توجه به هرچیزی که با توجه به دیگر اعضای تیم انجام نشد.
- توجه به وضعیت موجودی مطالب و اصلاحاتی که بعد از انتشار محتوا باید انجام می‌شد.
- توجه به موقعیت هایی که مشخص نیست مسئولیت یک کار با چه کسی است.
درنتیجه این لیستی که تهیه می‌شود شامل مجموعه ای از نقاط ضعف شماست. اکنون چندین ساعت را برای انجام این ۶ مرحله، با تیم خود کنار بگذارید (یا اگر خودتان تنها هستید، به تنهایی دست بکار شوید). تمام این کارها را انجام دهید و از هرچه که انجام می‌دهید پیشنویسی تهیه کنید. پس از گذراندن ۶ مرحله فرایند تولید محتوا، شما آماده‌ی پیاده‌سازی اولین فرآیند جدید خود که در برابر چالش‌ها مقاوم است، هستید.
